EL UNIVERSAL
CIUDAD DE MÉXICO
Las pequeñas y medianas empresas están en constante riesgo de colapso. "El 33% de los negocios de reciente creación muere durante el primer año de operación, mientras que el 65% no llega a los cinco años de funciones. Esto puede deberse a una mala gestión administrativa, escasez de recursos, falta de financiamiento o a que no se logra tener claridad en los objetivos de venta", menciona Gabriela Bengochea Marín, directora nacional de la Red de Incubadoras de la Universidad Tecnológica de México (Unitec).
Diariamente, los emprendedores se enfrentan a una serie de distractores y obstáculos que impiden tanto el buen funcionamiento como el crecimiento de su negocio o proyecto.
De acuerdo con especialistas, los siguientes aspectos se vuelven clave para fortalecer e incrementar la productividad de una pyme, independientemente de su giro.
APUESTA POR LA CAPACITACIÓN
Una de las claves en el aumento de la productividad de una pequeña y mediana empresa se focaliza en la capacitación del personal. "Contar con un equipo que sepa lo que tiene que hacer, cómo debe realizarlo y, además, tenga a la mano los recursos necesarios para llevarlo a cabo es una de las principales formas en que se puede incrementar la productividad.
"Si lo anterior no se tiene definido, se pueden generar mermas significativas que muchas veces no contabilizan las empresas, es decir, no saben realmente cuánto cuesta tener una alta rotación, no contar con procedimientos claros o no entrenar de manera adecuada al personal para que pueda hacer mejor su trabajo", señala la consultora en desarrollo emprendedor y Pymes, Gabriela Bengochea Marín. Con una buena capacitación no solo se evitará la pérdida tanto de producto como de clientes, sino también se ahorra tiempo y trabajo. Mientras más conocimientos tenga el equipo, más posibilidades va a tener de ayudar a mejorar la producción.
INCORPÓRATE AL MUNDO DIGITAL
"El 82% de las pymes no tienen acceso a internet. Por lo tanto, cuando se habla de transformación digital, de internet de las cosas o de inteligencia artificial, resulta una utopía para quienes recién inician una actividad comercial. Actualmente, no se puede prescindir de estas herramientas, ya que eso significa quedarse fuera del marco competitivo. "Hay que sumarse al mundo digital. Por ejemplo, las plataformas de comercio electrónico, sobre todo para pequeñas empresas que venden productos en línea, permiten automatizar procesos de venta, inventarios, así como gestionar pedidos", comenta la especialista Gabriela Bengochea Marín.
Las redes sociales, por otro lado, no solo permiten dar a conocer a la empresa, los productos o sus servicios, sino también interactuar con los consumidores para conocer sus opiniones o necesidades. Hoy en día, un buen número de negocios utiliza este canal para llevar a cabo ventas o entablar colaboraciones para impulsar su desarrollo.
IDENTIFICA LADRONES DE TIEMPO
Una adecuada gestión de tiempo es fundamental para la productividad de una organización. Este aspecto se refiere a la forma en que los colaboradores asignan espacios a sus tareas, a fin de cumplir con los objetivos impuestos y poder encontrar un balance entre la vida profesional y la personal.
Destinar muchas horas a una tarea o lidiar con la falta de organización puede desmotivar al equipo. Entre los ladrones de tiempo más comunes están llevar a cabo dos o más actividades a la vez, pues se pierde eficiencia y concentración; las interrupciones constantes a los colaboradores y los largos desplazamientos. "Muchas reuniones innecesarias hacen que los integrantes hagan oídos sordos a las palabras de un líder", apunta Ricardo Otero García, propietario de la empresa Café Galeno.
Una correcta administración no solo permite aprovechar al máximo la jornada laboral, sino también reducir las horas extra y evitar que se aplace la hora de salida. Para lograrlo, se puede implementar una estrategia de jerarquización de necesidades.
CONSIDERA LA AUTOMATIZACIÓN
En la mayoría de las empresas hay una serie de pequeñas tareas (que suelen ser repetitivas y aburridas) que implican dedicación de energía y tiempo, mismos que pueden destinarse a actividades más significativas.
"Las pequeñas acciones realmente hacen grandes resultados. Si se identifican los procesos comerciales críticos y se buscan soluciones que permitan automatizar acorde con sus necesidades, se pueden reducir tiempos de ciclo, minimizar errores, así como liberar recursos para tareas estratégicas cruciales. "Pueden ser desde pequeños hasta grandes cambios; por ejemplo, generar un software que permita llevar la contabilidad, gestión financiera para facturación, el seguimiento de gastos, la generación de informes o, bien, automatizar procesos de marketing, como envíos de correos electrónicos o programación de publicaciones", aconseja Gabriela Bengochea Marín, quien es consultora en temas de Pymes. Hoy en día, existen soluciones de inteligencia artificial para hacer más eficientes las operaciones diarias.
ESTABLECE PROCEDIMIENTOS
La formalización de operaciones permite establecer una línea en la que se identifiquen los procesos internos, no solo para evitar cuellos de botella, sino también para optimizar los flujos de trabajo y reducir la repetición de tareas. "Cuando uno se independiza quiere hacer todo solo, pero hay que aprender a confiar en los demás. Para hacerlo, se necesita estandarizar y evitar el desorden, con el fin de poder decirle a los colaboradores lo que tienen que hacer y cómo hacerlo. Sin embargo, hay que vigilar que se ejecute.
"Si no se tienen reglas claras, no se van a hacer las cosas de la misma manera y, por lo tanto, no se puede estandarizar la calidad del servicio. Por el contrario, si eres ordenado, eso mismo se lo vas a transmitir al equipo", apunta el emprendedor en el sector restaurantero, Ricardo Otero García.
Formalizar procesos ayuda a alcanzar la máxima eficiencia en los objetivos que se plantea una pyme, así como a tener un método para saber cómo trabajar, poder comunicarlo y esforzarse para mejorarlo.
CREA UN AMBIENTE INSPIRADOR
Garantizar un entorno laboral adecuado es fundamental para que los colaboradores se sientan a gusto en su posición de trabajo y también para que la productividad aumente. Muchos empleadores no le dan la importancia debida a este aspecto, que puede conducir a un descontento por parte del equipo, así como a una mayor rotación de puestos.
Un ambiente de trabajo óptimo no solo contempla características asociadas con el espacio físico (oficinas bien ordenadas, con buena iluminación y con el menor ruido posible), sino también factores relacionados con el vínculo entre compañeros y con los superiores. Los colaboradores deben saber que la puerta está abierta para intercambiar opiniones o dialogar sobre sus inquietudes o necesidades para llevar a cabo sus tareas.
Es importante que todos los integrantes del equipo se sientan motivados y reconocidos, por eso hay que potenciar sus talentos, compartir los mismos valores y celebrar sus éxitos. En la medida de lo posible, también hay que involucrarlos en la toma de decisiones.
GESTIONA BIEN EL INVENTARIO
"Una mala administración es una de las principales razones por las que las pymes quiebran. Mejorar la eficiencia en las empresas permite establecer un crecimiento más sostenido. Por ejemplo, algo que adolece a muchos negocios es cómo garantizar la cadena de suministros. Los costos operativos pueden matar a un comercio en el corto plazo.
"Cuando se tiene una gestión adecuada de inventario no solo se abre la posibilidad de incrementar la competitividad, sino también la productividad. Hay técnicas, como el método Just-in-time, que pueden incorporarse para minimizar el inventario sin sacrificar la disponibilidad de los productos", aconseja Gabriela Bengochea Marín. Esto se vuelve decisivo para un negocio ya que suelen tener recursos limitados.
Especialistas de la división de Pymes de Scotiabank sugieren echar mano de estrategias como implementar un sistema de seguimiento, analizar los datos de inventario, trabajar con proveedores confiables y priorizar la rotación de productos.
DALE IMPORTANCIA A OPTIMIZAR
Mejorar los procesos en las pequeñas y medianas empresas es esencial para aumentar la eficiencia, reducir costos y garantizar su crecimiento a largo plazo. Algunas áreas en las que se pueden lograr cambios significativos son la reducción en los tiempos de espera, la simplificación de tareas, así como la automatización de determinadas actividades.
Simplificar los procesos permite aprovechar al máximo los recursos disponibles, minimizar errores e incrementar la productividad. De esta manera, se pueden identificar oportunidades de mejora y, en su caso, adaptarse de forma oportuna a los cambios del mercado. Antes que todo, deben identificarse los procesos fundamentales, es decir, aquellos que tienen un impacto directo en la calidad del producto o servicio ofrecido.
El siguiente paso consiste en llevar a cabo una evaluación de los procedimientos actuales, para detectar puntos débiles y problemas frecuentes. La implementación de los cambios conlleva puntualizar los nuevos procesos y capacitar al equipo en éstos.
GARANTIZA UN ESPACIO ÓPTIMO
Distintos factores como la iluminación, la temperatura, el ruido y la distribución de las áreas laborales influyen en la eficiencia de los colaboradores. Es por ello que se les deben garantizar condiciones apropiadas en el lugar de trabajo para concentrarse, formular nuevas ideas y llevar a cabo todas sus actividades cotidianas. Además de tener un impacto en la productividad, estos aspectos intervienen en la satisfacción de los empleados y en la retención de talento. Como líder no hay que enfocarse exclusivamente en el cumplimiento de objetivos y metas, sino también en el bienestar y salud del equipo. Al sentirse valorados, van a tener mayor motivación para cumplir con sus tareas.
El espacio laboral debe estar bien iluminado (en la medida de lo posible con luz natural), mantener una temperatura adecuada (ni muy fresco ni muy caliente), garantizar el menor ruido posible y brindar un área de trabajo con las dimensiones necesarias para desplazarse y sentirse a gusto.
NO ABUSES DE LAS REUNIONES
El 71% de los directivos de compañías considera que las juntas de trabajo son costosas e improductivas, reveló un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts, en Estados Unidos. Incluso con la implementación de esquemas laborales híbridos (a causa de la pandemia), la cantidad de reuniones se disparó en las empresas.
Si bien el objetivo es mantener a los colaboradores en la misma línea y garantizar una buena comunicación, excederse en el número de juntas puede resultar contraproducente.
De acuerdo con esta investigación, implementar un día a la semana sin reuniones mejoró la autonomía, compromiso y satisfacción de los empleados.
Dicha práctica no solo condujo a una disminución del estrés y de la microgestión, sino también generó un aumento en la productividad. Esto no significa que se deban eliminar, sino solo llevar a cabo aquellas realmente necesarias y definir bien su objetivo. El tiempo es oro, y cuando se trata de hacer crecer a una pyme lo es todavía más.
